회사, 협동조합, 법인 등이 총회나 이사회를 열면 반드시 ‘의사록’(회의록)을 작성하여야 합니다. 특히 법인의 등기 시 등기신청서에 첨부되는 ‘의사록’은 반드시 공증인의 ‘인증’(공증)이 필요합니다.

① 회사의 법인등기부 변경에는 공증받은 ‘의사록’이 필요

법인이 총회나 이사회를 열면 반드시 ‘의사록’을 작성하여야 합니다. (상법 제377조, 제391조의3 각 제1항).

특히, 법인이 회의에서 결정한 사항을 법인등기부에 등기를 하려면 등기신청서에 ‘의사록’을 첨부해야 하는데, 그 ‘의사록’은 반드시 공증인의 ‘인증’(공증)이 필요합니다.

* 청문인증의 수수료는?

의사록 인증의 공증수수료는 그 복잡성에 비하여 매우 저렴하게 책정돼 있어 30,000원에 불과합니다.

증서 초과매수료(원본보존 수수료) ‘인증서’가 4매를 초과할 경우에는, 초과 매수에 따라 장당 500원씩 추가됨.

(의사록 공증수수료가 이렇게 저렴한 이유는? 의사록을 공증실이 일일이 작성해 주는 것이 아니라, 회사나 법인이 작성해온 의사록을 검증하여 단순히 ‘확인 증명’(인증)만 해 줄 뿐이기 때문입니다.

즉, 공증실에는 회사 직원들이 작성해온 답안지(의사록)를 채점하는 채점관일 뿐, 답안지를 어떻게 작성해야 하는지 정답을 알려 주는 과외선생 같은 곳이 아닙니다.

* 참석인증의 수수료는?

공증인이 주총장에 출장 참석 시에는 위 인증수수료 30,000원 + 초과 매수료 외에, 별도로 ‘참석 검사수수료’ + 출장비를 미리 ‘예납’해야 합니다.

* ‘참석 검사수수료’는?

- 발행주식의 액면총액(‘자본금’) 5천만원까지는 100만원으로 하고,

- ‘자본금’이 5천만원을 초과하는 경우에는 그 초과액의 2천분의 3을 더하되, 300만원까지입니다.

(단, 주말과 야간 출장공증 시에는, 위 검사수수료에, 각 사유마다 50%씩 할증됨.)

사단법인, 주택조합 등은 ‘기본재산’, ‘자산 총액’등을 기준으로 하여, 위 ‘자본금’에 갈음하면 되겠습니다.

<위 참석 검사수수료 외에 별도로 일당 여비 등 출장비가 있습니다.>

② 총회 의사록의 ‘인증’(공증)

공증사무소에서 법인‘의사록’을 입증(확인 증명 공증)할 때는

첫째, 의사로 ㄱ상의 서명, 날인이 진정한지

둘째, 결의 절차와 내용이 진실한지

여부를 엄격하게 확인한 후 ‘인증’해 주도록 되어있습니다.

가. (청문인증)

공증인이 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자(주주) 또는 그 대리인(직원)으로부터 해당 의결에 관하여 진술을 듣는 방법

나. (참석인증=출장공증)

- 공증인이 해당 법인 회사의 의결장소에 참석하여 검사하는 방법 (주주들의 공증 측탁용) ‘위임장+인감증명서’의 제출을 생략할 수 있는 공증방법임)

- 공증인은 총회에 참석하여, 결의 절차(회의 진행 경과)가 개회 정족수(총원의 ?이상 출석)에 맞고, 회의장 출입이 자유롭고, 참석자 신분증 확인 및 자필서명을 제대로 받고 있는지 등 회의가 원만히 진행되는 것을 확인하고 결의 내용(회의 결과)이 의결 정족수(출석 인원의 ?이상 찬성)에 맞고, 소란이나 이의없이 안건이 통과되는지를 검사하는 것임.

(비영리법인, 공익법인의 온라인 총회시, 실제 온라인진행 장소 (의장석)에 공증인이 출장, 참석해 함께 지켜봐야 함.)

(회사, 재건축조합, 협동조합은 ZOOM 온라인 총회로 의사록을 인증받는 것이 불가)

<참석인증 시 공증인은 참관만 할뿐 회의에 관여하지 않음>

(‘참석인증’에는 ‘공증수수료’ 3만원에, ‘검사수수료+출장비’가 추가되는데, ‘검사수수료’는 자본금 5,000만원까지는 100만원, 자본금 5,000만원 초과 시에는 300만원까지입니다.)

(단, 주말과 야간 출장공증 시에는, 위 검사수수료에, 각 사유마다 50%씩의 수수료가 추가됨.)

<위 참석 검사수수료 외에, 별도로 일당, 여비 등 출장비가 따로 있습니다.>

* 의사록 공증을 받으려면 아래와 같은 각종 증빙서류가 필요합니다

(청문인증의 부속서류)

공증촉탁서, 신분증명서 사본, 진술서, 확인서, 주주명부, 법인 등기사항 전부증명서 (=법인등기부등본, 말소사항 포함, 제출용), 정관, 허가서(법원의 소집허가에 의한 경우에 한함), 위임장, 인감증명서, 법인인감증명서

(참석인증의 부속서류)

공증촉탁서, 신분증명서 사본, 진술서, 주주명부, 법인 등기사항 전부증명서(=법인등기부등본, 말소사항 포함, 제출용), 정관, 허가서(법원의 소집허가에 의한 경우에 한함), 위임장, 인감증명서, 법인 인감증명서, 소집통지서, 소집공고의 증명 등 회의 소집에 관한 자료, 출석 주주 및 그 주식 수(대리인에 의한 의결권 행사의 경우 대리인에 관한 사항 포함)의 집계에 관한 자료, 회의 안건에 관한 자료

* 의사록 공증에 필요한 ‘구비서류’를 사항별로 자세히 설명하면 다음과 같습니다.

(회의 후 회사직원이 서류를 꾸며 공증받으러 가는 ‘청문인증’의 경우를 중심으로 설명합니다.)

<공증받으러 오시는 의사록 담당 직원들이 유념하실 것은, 의사록의 작성과 부속서류를 챙기는 일은 회사와 직원들이 알아서 할 일이고 공증사무소는 회사가 작성해온 서류를 검증하며 체크하여 뭐가 잘못됐는지 지적할 뿐,

중립을 지켜야 하는 공증실 직원이 의사록 작성을 일일이 가르쳐 준다든지, 의사록 작성에 직접 관여하면 안 되도록 관여하면 안 되도록 법에 되어 있다는 점입니다.

따라서 우리 홈페이지의 아주 자세한 설명을 참고하시되, 잘 모르겠으면 의사록 작성 전문가인 ‘법무사’의 도움을 받도록 하시기 발바니다.>

* ‘총회 의사록’ 공증시 필요서류

1. 공증받을 ‘의사록’ (원본) 2부

(‘총회 의사록’에는 총회 의장, 출석한 이사들이 기명날인하는 것이고, 주주(또는 회원)들이 기명날인하는 것이 아님)

‘총회의사록’ 말미에 이름을 올린 이사들은 혹시 주주가 아닐지라도 반드시 ‘총회의사록’ 및 ‘공증위임장’에 개인인감을 날인하여 ‘인감증명서’와 함께 제출하여야 함.

(다만, 부득이 한 경우에는, ‘총회의사록’말미에 의장 + 이사들의 막도장을 날인하되 ‘공증위임장’에는 개인 인감도장을 날인하고 ‘인감증명서’와 함께 공증사무소에 제출하여햐 함.)

대표의사가 의장이 되어 의사록을 작성했더라도 의사록 공증을 직원에게 대리시키는 행위는 대표이사로서가 아닌 개인의 자격으로서 하는 것이므로 회사 법인인감이 아닌 ‘개인 인감도장 + 개인 인감증명서’가 필요한 것임.

* 총회 의사록에는, 의사의 경과요령과 그 결과(만장일치가 아니라면 반대하는 자와 그 반대이유)를 기재하고, 말미에 ‘의장’과 ‘출석한 이사’가 기명날인 또는 서명하여야 합니다(상법 제373조 제2항).

* 총회 의장은?

① ‘정관에 정해놓은 사람’이 의장이 되고,

② 정관에 정함이 없으면, ‘총회에서 선임된 사람’이 의장이 됨(상법 제366조의2 제1항).

2. 진술서, 확인서

’진술서‘에는, 법인의 대표자가, (대표 자격으로서가 아니라) 자연인 개인 자격으로 “공증받으려는 인증 촉탁 내용이 진실에 부합한다”는 진술을 기재하고, (대표 직명은 기재하지 말고) 자기 이름을 기재 + 개인인감을 날인하여야 함.

만일 공증하러 대표자가 못 오면, 대표자가 ’자연인‘ 개인 명의로 서명하여 작성하고 개인인감을 날인한 ’확인서‘까지 추가 제출해야 함.

위 내용을 좀 더 자세하게 설명하자면,

(청문인증의 경우에는,) 총회에 참석한 ’주주‘로서 의결정족수 이상의 자 중 1인 (또는 그 대린)으로 하여금 공증인 앞에서 결의 절차와 내용의 진실성을 진술하게 하여 공증인이 직접 듣고, 공증인 앞에서 ’진술서‘를 작성하여 제출케 함.

또한 진술인(또는 대리인)은 등기상 ’대표이사‘ 또는 총회 ’의장‘이나 해당 의결에 출석한 ’이사‘가 작성한 ’확인서‘를 제출하여야 함.

즉,

① ’진술서‘는 의결 정족수 이상의 자(주주) 중 공증실에 온 주주 1인 또는 공증인사무소에 온 대리인(회사 직원)이 작성.

대표이사가 직접 오면 진술서 하단의 ’진술인‘란에 대표이사가 (대표이사 직책으로서가 아니라) ’자연인‘ 개인 자격으로 자기 이름을 서명 또는 서명날인.

② ’확인서‘는 공증인사무소에 대리인(회사 직원)이 왔을 시, 대표이사 또는 의장이나 의결에 출석한 이사 명의로 작성, 제출.

(다만, 등기상 ’대표이사‘ 또는 주총 ’의장‘이나 당해 의결에 출석한 ’이사‘가 공증인사무소에 출석하여 직접 진술인이 되는 경우에는 ’확인서‘ 제출은 불필요하고, 위 ’진술서‘만으로 족함.)

3. 주주명부

주주인 사실 및 의결정족수를 증명하기 위한 것이므로 주주의 성명, 명칭 및 그 주식 수, 출석 주주 및 그 주식수, 의안에 찬성한 주주 및 그 주식 수, 공증촉탁 주식수를 명기할 것

(단, 다수 주주의 존재로 그 기재나 표시가 곤란한 경우 또는 공증인이 회의에 참석하여 검사한 경우(참석인증)에는, 기준일에 작성된 상법상 ’주주명부 등본‘을 제출케 하여 주주 총수만 기재 가능)

참고 : 주식회사는, 회계연도에 따라 매년 3월 또는 9월말에 직전년도 ’법인세 신고‘시 ’주식 등 변동상황 명세서‘를 관할 세무서에 제출토록 되어 있음. (그 보존연한은 5년)

(’주주명부‘ 서식은 이 홈페이지 ’서식샘플‘에 가서 번호3. 서식을 내려받아 사용하세요.)

(회사 인감이 찍힌 ’주주명부‘가 진짜인지 가짜인지 검증하기 위해 ’법인 인감증명서‘를 꼭 제출해야 함)

’주주명부‘ 작성 기준일은?

폐쇄기간을 정한 경우에는, 폐쇄기간 초일의 전일

기준일을 정한 경우에는, 기준일

폐쇄기간이나 기준일을 정하지 않은 경우에는, 회의일

주주총회 소집 업무를 집행한 대표에 의해 그 ’주주명부‘가 작성된 사실이 증명될 수 있도록 ’법인 인감증명서‘를 제출해야 함.

(만일 법원의 소집허가를 받은 신청인 주주에 의해 그 ’주주명부‘가 작성되었다면 그 주주의 ’개인 인감증명서‘를 제출해야 함.)

4. 법인 등기부등분(법인 등기사항 전부증명서)

(3개월 이내 발급된 것이어야 함.)

누가 ’이사‘인지 확인 증명하기 위한 것.

즉, 주총 참석 이사들이 주총의사록 작성자로서 주총의사록에 기명날인, 서명하는데, 그와 같은 이사들이 진정한 ’이사‘인지 여부를 확인하기 위해서 법인등기부등본 상 이사들의 성명과 대조하는 것.

(법인등기부등본은 (말소사항 포함) [제출용]이어야 함.)

5. 정관

(’원보대조필‘ + 법인인감 날인 필요)

6. 위임장 (이 ’위임장‘은 공증사무소에 공증 의뢰를 대리시킨다는 위임장임)

대리인(=수임인, 직원)에게 공증 촉탁을 맡기다는 위임장.

공증촉탁은 ’의사록 작성자‘ + ’당일 회의 참석자‘(의결권자=주주)가 하는 것인데,

의사록을 작성한 의장, 참석이사는 그 ’서명날인의 진정성‘확인을 위해,

의결에 참여한 주주들은 그 ’결의 절차 및 내용의 진실성‘ 확인을 위해 인증받는 것이므로

공증 위임장에는

① 의장(대표이사) + 참석이사들이 모두 개인 자격을로 대리권을 수여한다는 ’개인 인감 날인 + 개인 인감증명서‘,

② 회의에 출석한 주주 중 ’의결권 있는 주주들‘의 과반수 + 발행주식 총수의 4분의 1 이상을 충족하는 숫자의 위임인 (주주)들의 ’개인 인감도장 날인 + 개인 인감증명서‘가 모두 필요함.

(’위임장‘ 서식은 이 홈페이지 ’서식샘플‘에서 번호11. ’위임장4. (사문서 인증용)을 내려받아 사용하세요‘)

즉, ’주주총회 의사록‘을 인증받으려면, 주총에 출석한 주주 중 정족수에 맞는 주주들의 촉탁이 있어야 함.

<다만, 주주들이 너무 많은 대기업의 경우, 주주들의 (공증촉탁용) 위임장 + 인감증명서를 제출하기 어려우면, 공증인이 주총장에 출장나가 참관하는 ’참석인증‘ 방식으로, 쭈ㅜ들의 (공증 촉탁용) 위임장 + 인감증명서가 필요 없음>

(공증촉탁용 위임장이 아닌, 의결권을 위임한 불출석 주주들의 ’위임장‘만 복사본을 공증실에 제출하면 됨 – 의결정족수 최소 25%를 확인하기 위해)

7. 위임인(주주, 회원 등)의 개인 인감증명서

① 출석 주주 의결권의 과반수 + 발행주식 총수익 4분의 1이상을 충족하는 숫자의 주주들 모두의 ’개인 인감증명서‘를 제출해야 함.

② 대표이사 포함 출석 이사, 감사들 모두의 ’개인 인감증명서‘를 제출해야 함.

8. 대리인(직원)의 신분증, 도장

9. 주주 전원의 동의서(자본금이 소규모인 회사만)

(자본금 10억미만 회사의 주주들이 “총회의 사전 소집절차 생략에 동의한다”는 동의서, ’동의서‘에 주주 전원의 개인인감을 날인할 것)

10. 주주 전원의 인감 증명서

(위 ’ 동의서‘가 진실한지를 확인하기 위해)

11. 소집통지서

(자본금 10억원 이상인 회사는, 주주총회일 2주전에 소집통지 한) 등기우편 + 서면 소집통지서 (‘주총 소집통지서’에는 반드시 회의 목적사항(안건)을 기재하고, 정관상 ‘소집권자’(대표이사)가 기명날인해야 함)

12. 의사회 의사록

(‘이사회가 주주총회 소집을 경정했다’는 근거가 담긴 ‘이사회의록’, 출석 이사 및 감사가 개인도장으로 기명날인)

즉, *이사 3인이상으로 이사회가 구성된 회사의 경우- 주총의사록 인증 시 (주총 소집 결의가 기재된) ‘이사회의사록’ 1부를 원본으로 작성해 와야 함.

13. 이사회 소집통지서 또는 이사, 감사의 ‘전원동의서’

(이사회일 1주간 전에 발송된 ‘이사회소집통지서’에는 반드시 정관상 ‘소집권사’(대표이사)의 기명날인이 있어야 함) 또는 (자본금 10억원 미만인 회사는, “이사회를 열기 위한 소집절차의 생략에 동의한다”는 동의서, 이사, 감사 전원의 인감날인 + 인감증명서 필요)

14. 법인 인감증명서

(발급일로부터 3개월 이내의 것만 사용 가능함.)

15. 공증촉탁서(공증실에 있음)

(‘의사록 인증’을 공증실에 촉탁(=부탁, 의뢰, 위임, 신청)하는 데에는 의결 정족수 이상의 자의 ‘공증촉탁’이 필요.

③ 이사회 의사록의 ‘인증’(공증)

공증사무소에서 법인 ‘의사록’을 인증할 때는 결의절차와 내용이 진실한지 여부를 엄격하게 확인한 후 인증해주도록 되어 있습니다.

그래서 ‘이사회 의사록’을 인증받을 때도 아래와 같은 각종 증빙서류가 필요합니다.

(단, ‘총회 의사록’과 ‘이사회 의사록’을 동시에 공증받는 경우에는 중복되는 서류는 하나만 제출해도 됨)

* ‘이사회 의사록’ 공증시 필요서류

1. 공증할 ‘이사회 의사록’ (원본) 2부

(‘이사회 의사록’에는 출석 이사, 감사가 기명날인할 것)

이사회 의사록에는, 의사의 안건, 경과요령, 그 결과 (반대하는 자와 그 반대이유)를 기재하고, 출석한 ‘이사’ 및 ‘감사’가 기명날인 또는 서명하여야 합니다(상법 제391조의3 제2항).

* ‘이사회 의사록’ 기재 문구 샘플(‘소규모 회사’의 경우)

‘주식회사 ***의 대표이사 000는, 정관 규정에 따라 이사회의 진행을 위하여 의장석에 등단하여, 이사 및 감사 전원의 동의로 이사회를 소집하여, 금일 이사 전원이 출석했으므로 20…시 분, (본점 회의실 등)에서 다음과 같이 이사회를 개회함을 알린다.

이어서 ’주주총회 소집‘에 관한 안건을 회부하여 토론에 부친 결과, 만장일치로 가결되다.’

* 만일, 어떤 이사가 의안에 반대하며 서명날인 및 인감증명서 제출을 거부하면?

이사회의사록 자체에 ‘출석이사 중 000은 서명날인 및 인감증명서 제출을 거부하다.’라고 기재

2. 진술서, 확인서

‘진술서’에는, 법인의 대표자가, 공증받으려는 인증 촉탁 내용이 진실에 부합한다는 진술을 기재하고, 그 대표자의 인감을 날인하여야 함.

만일 공증하러 대표자가 못 오면, 대표자가 작성하고 인감 날인한 ‘확인서’까지 추가 제출해야 함.

즉,

① ‘진술서’는 의결 정족수 이상의 자(이사) 중 공증실에 온 1인 또는 공증실에 온 대리인(직원)이 작성.

② ‘확인서’는 공증실에 대리인(직원)이 왔을 시, 대표이사 또는 의장이나 의결에 출석한 이사 명의로 작성, 제출.

※단, 공증실에 온 진술인(촉탁인)이 등기상 대표이사 또는 의사록에 의결에 출석한 이사일 경우에는 “확인서”는 제출하지 않아도 됨.

3. 법인 등기부등본(법인등기사항전부증명서)

(3개월 넘은 것은 사용불가)

(법인등기부등본은 (말소사항 포함) 제출용이어야 함.)

이사회의 출석한 이사가 전원 이사인지, 누가 대표이사인지, 감사는 누구인지, 정족수는 맞는지를 확인하기 위한 것.

4. 정관

(원본대조필 + 법인인감 날인 필요)

5. 위임장 (이 ‘위임장’은 공증사무소에서 공증 의뢰를 대리시킨다는 위임장임)

(대리인(수임인, 직원)에 공증 촉탁을 맡긴다는 위임장,위임인들(이사, 감사)의 개인 인감도장을 날인해야 함.

의사록을 인증받는 데에는 (의결할 당시 정족수 이상의 자의 서명 촉탁이 아닌) 이사회에 출석한 이사 전원의 촉탁 (공증신청)에 의하여야 하므로, 출석 이사 전원 의결 촉탁, 위임장, 인감증명서 필요함.

6. 위임인(이사, 감사)의 개인 인감증명서

(이사 과반수의 출석에 출석이사 과반수 찬성 중, 출석 (참석사항 만)

(한편, 법인이 등기 신청할 때 첨부하는 서류(예, 의사록 등) 중 ‘외국 발급 문서’(예, 외국인 주주의 ‘위임장’ 등)는 영사관 확인 또는 아포스티유 확인이 있어야 하고, 없으면 보정명령을 당합니다.)

(단, 특별사정 + 적법발급 인정 자료가 있으면, 예외 인정)

7. 대리인(직원)의 신분증, 도장

8. 이사, 감사의 ‘전원 동의서’ or ‘이사회 소집통지서’

(이사회의 사전 소집절차 생략에 동의한다’는 동의서, 이사, 감사 전원의 인감날인 + 인감증명서 필요) 또는 이사회 소집통지서

(이사회소집통지서에는 반드시 정관상 ‘소집권자’(대표이사)가 기명날인해야 함)

9. 법인 인감증명서

(3개월 넘은 것은 사용불가)

[정관 인증]

회사, 협동조합, 단체 등 법인의 목적, 명칭, 소재지, 조직, 활동 등을 정해놓은 규칙으로, 마치 국가의 ‘헌법’과 같은 역할을 하는, 법인의 가장 중요한 규칙이 ‘정관’인데,

주식회사 등의 설립 시 발기인이 작성한 ‘원시 정관’은 본점 소재지 공증인의 ‘인증’이 꼭필요합니다.

1. 정관이란?

정관이란, 법인(회사, 단체 등의) 목적, 명칭, 소재지, 조직, 활동 등을 정해놓은 근본규칙입니다.

2. 정관 인증이란?

가. 설립회사의 ’원시정관’의 인증

① 자본금 10억 원 이상 주식회사 등의 설립 시 발기인이 작성한 ’원시 정관’은 본점 소재지의 공증인의 ’인증’이 꼭 필요합니다.

상법 제92조에 의하여, 정관은 공증인의 ’인증’을 받음으로써 효력이 생기기 때문입니다.

(* 상법 제92조(정관의 효력발생): 정관은 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생긴다.)

즉, 설립 정관 (=원시정관)은 반드시 공증인의 ‘인증’이 필요합니다.

② 단, 자본금 10억원 미만 소규모 회사의 ‘발기설립’시에는 원시정관 ‘인증’이 불필요합니다.

* 소규모 회사의 발기설립과 정관인증 방법(정관 인증사무 처리지침 제7조):

상법 제292조 단서(자본금 총액이 ‘10억원 미만’인 회사를 ’발기설립’하는 경우에는 각 발기인이 정관에 기명날인 (또는 서명)함으로써 정관의 효력이 생김)에 따라,

따라서 발기설립되는 10억원 미만 소규모 회사의 경우, 그 ’설립 등기’되기 전까지는 정관인증이 필요한 ’모집설립’인지, 정관인증이 필요한 ’모집설립’인지, 명확하지 아니하므로 (’원시정관 인증’이 아님) 일반 ’사서증서 인정의 방법’으로 그 정관을 인증해 주지 않습니다.

(그래서 소규모 주식회사가 ’원시정관’ 인정을 일반 사서증서로 받으려면, 반드시 발기설립이라고 기재된 ’발기인동의서’를 제출해야 함)

위 ’소규모 주식회사’와 마찬가지로, 주식회사가 아닌 ’비법인 단체’의 원시정관, 원시규약도 (원시정관 인증이 아닌) 일반 사서인증 방법으로 인증이 가능합니다.

다만, ‘소규모 회사’이든 ’비법인 단체’이든, ‘원시정관에 서명한 구성원 전원의’ 촉탁인이 되어야 함.

③ ’원시정관’ 인증의 절차

a. 공증인이 원시정관에 인증을 부여하는 경우, 정관에 기명날인 또는 서명한 사람이나 그 대리인에게 그 기명날인 또는 서명사실의 진정성을 확인하게 합니다.

* ‘원시정관’ 인증 시 구비서류

1. 정관 원본 2통

2. 정관에 기명날인(또는 서명)한 발기인 전원의 개인 인감이 찍힌 위임장 1통(공증서식 샘플 11번, 위임장서 (사문서 인증용) 참조)

3. 위 발기인 전원의 개인 인감증명서 각 1통

4. 공증서에 오는 대리인(직원)의 신분증

b. 원시정관에 대하여는 ’사서증서 인정’의 방법으로 인증하는 것이 아니므로 그 표지에 ’인증서’라 기재하지 않고, 원시정관 인증서 표지에는 ’정관 + 인증서’라고 기재하게 됩니다.

(실무상 ’인증서’ 표지의 우측 상단 ’사각형’ 내에 ’정관’이라 기재함)

c. 회사의 ’원시정관’에 대하여는 공증인이 다음과 같은 사항을 사서증으로 사전에 철저히 점검해서 갖고 가야 합니다.

1. 발기인 전원의 기명날인 또는 서명 여부

2. 정관 절대적 기재사항 누락 여부

3. 목적에 영리행위 외에 장학사업, 선교사업, 사회복지사업 등 비영리사업이 포함되어 있는지 여부

4. 목적의 위법 여부

5. 본점 소재지 표시의 정확성 여부

6. 주식의 액면금이 있는 경우 그 금액이 정확한지 여부

7. 공고방법의 적법한지 여부

8. 이사, 감사의 임기와 수가 위법한지 여부

9. 대표이사 결정방법이 위법한지 여부

10. 의결정족수, 의결방법이 강행법규에 위배되는지 여부

나. 기존회사의 ’변경정관’ (개정정관)의 인증

회사가 일단 설립된 후에는 설립후 ’정관 변경’ (개정 정관)에는 의무적으로 ’인증’을 받을 필요는 없습니다.

한편, 정관을 ‘변경’하는 경우에는 총회에서 의결정족수가 강화된 ‘특별결의’가 필요합니다.

(* 정관변경을 하기 위한 특별 의결정족수는?

출석 주주 의결권의 3분의 2이상 + 발행주식 총수의 3분의 1이상.)

다. 바뀐 ‘신 정관’(개정정관)을 공증받으려는 경우

(* 정관 인증사무 처리지침 제6조(원시정관 아닌 정관에 대한 인증)

: 공증인이 회사의 설립등기 이후 ‘변경된 정관’(개정정관)을 인증하는 경우에는 ‘사서증서의 인증’의 방법으로 인증하여야 한다.)

즉, 기존 회사가 정관을 변경한 다음 바뀐 신 정관을 들고가 ‘정관 공증’을 받으려고 하는 경우에는,

위 ‘설립정관(원시정관) 인증’이 아니라 ‘일반 사서증서(확인서)의 인증’으로 처리하기 때문에

회사 대표이사가 다음과 같은 ‘정관 확인서’를 새로 바뀐 ‘신 정관’ 앞에 붙여 공증실에 갖고가 ‘정관 확인서’ 인증을 해달라고 하면 됩니다.

3. (기존회사의) 변경한 ‘신 정관’ 인증 시 구비서류

가. 신 정관 1통 (각 장 사이에 법인인감으로 간인 필요)

나. 확인서 1통

다. (직원이 올 경우) 위임장 1통

  (“법인 또는 회사가 대리인(수심인, 직원)에게 ‘정관확인서 인증’의 촉탁을 위임합니다”    라는 위임장에, 법인인감 날인)

라. 법인 인감증명서 1통 (3개월 이내 발급된 것이어야 함)

마. 수임인(대리인, 직원)의 신분증, 막도장

4. 정관 인증 수수료

가. 원시정관 인증의 공증수수료는 자본금 50,000,000원까지는 80,000원,

  자본금 50,000.000원 초과 시에는 그 초과금÷2,000+80,000원입니다.

  (단, 100만원을 초과하지 못함)

나. 변경된 신 정관(개정 정관)을 갖고와 ‘정관 확인서’ 인증을 받는 경우에는 25,750원입니다.
 

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